Privacy Policy - TopSkills by Cool Company

Dina personuppgifter värdesätts av Cool Company och vi gör allt vi kan för att värna om din personliga integritet. Under 2018 infördes en ny lag som syftar till att stärka skyddet för personliguppgifter vilket vi ser är mycket positivt. I den här policyn beskriver vi hur vi behandlar dina personuppgifter när du har ett konto hos oss, är egenanställd av oss eller bara är nyfiken på vilka vi är och besöker vår sida. Har du frågor kan du troligtvis hitta svar på dem i den här texten och annars kan du vända dig till dataskyddsombud@coolcompany.se eller ringa vår kundtjänst. Läs om det du undrar under respektive rubrik.

Personuppgiftsansvarig
Cool Company Skandinavien AB Org. nr. 556432-8390, Riddargatan 7A 114 35 Stockholm, Tel: 010-330 30 11 E-post: fakturera@coolcompany.com

Hur behandlar vi personuppgifter, varför och på vilka rättsliga grunder
Varför behandlar vi personuppgifter?
För att Cool Company ska få behandla dina personuppgifter måste vi ha stöd i lagen, det vill säga en rättslig grund. För att vår behandling av dina personuppgifter ska vara laglig, krävs det att den är nödvändig för att ingå eller fullgöra avtal med dig, eller för att fullgöra en rättslig förpliktelse som åligger Cool Company. Behandling får dock också utföras efter en intresseavvägning, där Cool Companys eller ditt intresse av att utföra en behandling av uppgifter vägs mot ditt intresse av integritetsskydd, eller efter att du lämnat samtycke till behandlingen. (Ett samtycke lämnas separat och du kan alltid återkalla det). Vi måste samla in personuppgifter för att kunna ingå anställningsavtal med egenanställda. Om du inte vill att Cool Company ska behandla dina personuppgifter alls ska du inte skapa ett konto eller bli egenanställd hos oss.

Fullgörande av avtal:
Arbetsgivare, fullgörande av arbetsavtal och uppdragsavtal.
– I och med att vi är arbetsgivare för våra egenanställda så behöver vi kunna behandla deras personuppgifter för att antingen ingå eller fullfölja det avtal som den egenanställde är part i. Ändamålet är bland annat att administrera anställningsförhållandet, vilket kan innefatta utbetalning av lön eller för att kontakta den anställde. Kontakt med den egenanställde avseende exempelvis fakturabekräftelser och information som krävs för den anställdes anställning är inget som den egenanställde kan invända mot. För att uppfylla vår del i avtalet som arbetsgivare kan det i vissa fall krävas att Cool Company lämnar ut uppgifter om den anställde till vår kund, det vill säga den egenanställdes uppdragsgivare.
– För det fall den registrerade är medlem i TopSkills by Cool Company, behandlas personuppgifterna i syfte att kunna matcha den registrerades personuppgifter med Uppdrag. Syftet med matchningen är att kunna
erbjuda den registrerade arbete och på så vis fullfölja det avtal som gäller för TopSkills by Cool Company.

Rättslig förpliktelse:
Behandlar, lagrar och delar personuppgifter med myndigheter och i enlighet med vad som krävs enligt lag.
– Cool Company behandlar personuppgifter med anledning av skyldigheter som uppstår genom lag eller annan författning, myndigheters föreskrifter, beslut, begäran eller riktlinjer. Vi sparar exempelvis personuppgifter och de underlag som krävs i Bokföringslag 1999:1078 (Bokföringslagen). Enligt Bokföringslagen måste Cool Company spara bokföringsmaterial till det sjunde året efter utgången av det kalenderår då räkenskapsåret avslutades. Bokföringsmaterial kan bestå av avtal, skriftkorrespondens och fakturor.
– Behandling av personuppgifter krävs bland annat då vi verkar i egenskap av arbetsgivare och behöver lämna personuppgifter till skatteverket och SCB och andra myndigheter eller statliga organisationer.

Fullgörande av avtal/berättigat intresse:
Analys för intern statistik:
– Cool Company behandlar personuppgifter genom att analysera och bearbeta statistik. För den här behandlingen kan vi arbeta med både krypterad och pseudonymiserad data. Syftet med den här behandlingen är att vi ska kunna förbättra vår verksamhet och kunna erbjuda våra anställda och kunder fortsatt bra service, funktioner och tjänster. Bland annat används cookies för den här typen av behandling, läs mer om hur vi använder oss av cookies i vår separata cookiestext.

Kundservice:
– Cool Company behandlar personuppgifter genom att vi hanterar ärendehistorik för att kunna erbjuda våra besökare på webbsidan och egenanställda så bra kundservice som möjligt samt löpande kunna utbilda våra medarbetare och förbättra vårt arbetssätt. När du kontaktar oss kan den kommunikationen bli föremål för analys. Vi utför den behandling som krävs för att kunna besvara våra kundsupportsärenden och vi anser att det är en del i att fullgöra vår del av avtalet. Vår kundsupport är en av våra främsta kommunikationsmöjligheter vi har med våra anställda. För ej anställda anser vi att det ligger i vårt och ditt berättigade intresse att vi kan erbjuda en god kundsupport men det kan även vara för att kunna ingå avtal med dig.
– Ärendehanteringssystemet som används för kundsupportsärenden är Freshdesk (eller Hubspot om det är ärenden som behandlas av vår B2B avdelning). Om du vill läsa mer om deras behandling av personuppgifter så kan du göra det på deras respektive hemsidor genom att klicka på dem ovan.
– Bland annat används cookies i för att stödja utförande av kundsupport, läs mer om hur vi använder oss av cookies i vår separata cookiestext.

Beviljande av lån:
– Om och när vi behöver ta kreditupplysningar för att kunna tillhandahålla vår tjänst ExpressPay så är det både för att fullgöra avtalet samt i vårt berättigade intresse att vi behandlar personuppgifter för detta ändamål. Vill du inte att vi ska göra någon kreditupplysning ska du inte välja till ExpressPay tjänsten. Vi nyttjar kreditupplysningsföretag med kreditupplysningstillstånd från datainspektionen. Uppgifterna behandlas i samband med en ansökan om att nyttja tjänsten ExpressPay och uppgifterna som granskas är förekomst av betalningsanmärkningar och eventuell skuld till Kronofogdemyndigheten.

Grundläggande betydelse för den registrerade:
Närmast anhörig:
– Cool Company kan behandla personuppgifter såsom närmast anhörig till dig som anställd då vi anser att det kan vara nödvändigt för att skydda intressen som är av grundläggande betydelse för dig som anställd. Det är dock ditt val huruvida du vill tillhandahålla den uppgiften.

Berättigat intresse:
Marknadsföring:
– Cool Company kan vända sig till dig med direkt marknadsföring vilket vi anser är ett berättigat intresse då vi ska informera om våra befintliga /och eller nya tjänster.
– Vi marknadsför befintliga och nya tjänster bland annat i syfte att öka din säkerhet i arbetet, möjliggöra fler arbetstillfällen för dig eller underlätta din vardag när du är anställd hos oss.
– Cool Company kan för detta ändamål använda dina personuppgifter som vi redan har sparade.
– Det berättigade intresset för denna behandling är att informera om våra tjänster, vårt utbud samt att kunna optimera våra tjänster och processer för att långsiktigt kunna tillgodose att våra egenanställda erbjuds så bra produkter och tjänster som möjligt.
– Du har alltid möjlighet att begära invändning mot att vi ska skicka direkt marknadsföring till dig.
Whistleblower:
– Cool Company har en inkorg som är dedikerad till ärenden inkomna som whistleblowers. Det kan röra information avseende oetiskt uppförande eller illegal verksamhet. För det fall en registrerad lämnar in uppgifter till vår whistleblower e-post ska den dokumentation som kan krävas för att lösa ärendet tas upp och behandlas på så vis att Cool Company kan agera i enlighet med interna policys och tillämplig lag. Upptagning av personuppgifter ska i dessa fall alltid utföras restriktivt. För det fall personuppgifter ej anses relevanta i sammanhanget bör dessa utelämnas. Dokumentationen sparas endast så länge den kan anses fylla en funktion för bolaget eller den registrerade. Vi anser att det är både i den registrerades och Cool Companys berättigade intresse att kunna erbjuda den typen av kanal för uppgiftslämning.

Samtycke:
Personifierad marknadsföring:
– För att du ska få information som är intressant för just dig så vill vi nyttja dina personuppgifter för något som kallas profilering.
– Då krävs ditt samtycke.
– Profilering innebär att vi behandlar personuppgifter genom att samla in, spara, bearbeta och analysera data för att ta fram erbjudanden som matchar dig och dina behov.
– Utifrån din profil får du information om tjänster och produkter som kan vara intressanta för dig, eller som på olika sätt underlättar för dig i din yrkesroll och din relation till oss. För oss är detta ett sätt att erbjuda dig mesta möjliga av våra tjänster.
– För att lämna samtycke krävs att du är 18 år.
– Du behöver inte lämna samtycke för att bli egenanställd.
– Du kan alltid återkalla samtycke i efterhand under dina kontoinställningar.

Arkivering av samtycke
– I och med att Cool Company har bevisbördan för att samtycke tagits in så arkiveras eventuella samtycken.

Vilka kategorier av personuppgifter behandlas och hur samlar vi in dessa
Kontoinnehavare:
För att skapa konto krävs endast inloggningsuppgifter:
– inloggningsuppgifter (bestående av e-post och lösenord),
– ärendehistorik (om du kontaktat kundsupport)

För att kunna registrera uppdrag och bli egenanställd:
– inloggningsuppgifter,
– ärendehistorik (om du kontaktat kundsupport)
– namn,
– personnummer,
– adress,
– kontaktinformation såsom e-postadress och mobilnummer,
– yrkestitel, bransch, samt (yrkestitel krävs för att Cool Company ska kunna informera om arbetsmiljö samt för att avgöra om Cool Company kan åta sig uppdrag inom det aktuella området)
– om vi inte kan se att du är folkbokförd i Sverige så krävs att vi samlar in en passkopia och arbetstillstånd för att vi ska kunna verifiera att du får arbeta i Sverige, och
– frivilligt att skicka in är SINK-skatt och A1.

Egenanställda: (utöver det som nämnts ovan)
– anställningsnummer,
– anställningsdatum, avgångsdatum,
– anställningsform,
– arbetstid,
– lön,
– skatteuppgifter,
– clearing och kontonummer (kontouppgifter krävs för utbetalning av lön),
– andra dokument exempelvis cv, anställningskontrakt, certifieringar eller dylika dokument hänförliga till din anställning,
– valfritt att inkomma med kontaktuppgifter till en närmast anhörig till dig, och
– om du är sjuk under uppdrag och skickar in sjukintyg så kan detta behandlas men sparas då endast under den tid det behövs för att Cool Company ska kunna fullgöra anställningsavtalet.

TopSkills by Cool Company:
Personuppgifter samlas in och sparas i syfte att vi ska kunna matcha en registrerad med uppdrag, förmedla uppdrag och för att medlemmen att kunna själv göra sig tillgänglig och sökbar för kunder.

– Titel (jobbtitel mer specifikt än om du hittar dina egna uppdrag)
– Huvudsakliga sysselsättning
– Presentation
– Utbildning
– Eventuella licenser och dylikt
– Eventuell ersättningsnivå
– Kompetens och tidigare erfarenhet
– Tillgänglighet för uppdrag
– Linkedin-länk/annan länk som är fördelaktigt för medlemmen att dela med sig av vid uppdragsökande
– Önskat uppdrag/önskad roll

Vi samlar in uppgifter på olika sätt, oftast sker detta genom att du skapar ett konto och tillhandahåller oss med information. Dina personuppgifter kan dock även samlas in genom att du kontaktat oss exempelvis genom vår kundsupport eller från kunden (uppdragsgivaren).

Tidsperiod
Konto sparas antingen tills kontoinnehavaren själv raderar sitt konto eller så raderas kontot när det anses vara inaktivt. Konto anses inaktivt om kontoinnehavaren aldrig varit egenanställd samt inte loggat in på sitt konto på mer än tre år. Då konto anses inaktivt skickas först ett mail till kontoinnehavaren varigenom de kan välja att aktivera sitt konto för att det ska sparas. Om kontoinnehavaren inte väljer att aktivera kontot så raderas det därefter av Cool Company. Konton tillhörande registrerade som varit anställda anses aktiva och raderas som tidigast av Cool Company efter sju år från det att kontoinnehavarens senaste anställning upphörde eller vid den tidigare tidpunkt då kontoinnehavaren själv raderar kontot.
Cool Company sparar oaktat när kontot raderas personuppgifter för de egenanställda som utfört uppdrag i drygt sju år i enlighet med lag och personuppgifterna som sparats för detta ändamål raderas senast tio år från det att den anställdes senaste lön betalats ut från oss. De kategorier som sparas är endast de som behövs för lagstadgade ändamål.

Personuppgifter som inkommit till kundsupport raderas efter ett till tre år beroende på situation och beroende av huruvida historik kan anses vara av berättigat intresse eller ej för framtida kontakter. Krävs uppgifterna för rättsliga aspekter längre tid än tre år så sparas de så länge dessa rättsliga aspekterna är aktuella.

Marknadsföring skickas från Cool Company till den registrerade under den tid som den registrerade har ett konto hos Cool Company förutsatt att kontoinnehavaren inte motsatt sig att mottaga marknasföringsutskick.

Personuppgifter insamlade för tilläggstjänsten TopSkills by Cool Company lagras och behandlas och är sökbara tills kontoinnehavaren själv väljer att avsluta sitt medlemskap i TopSkills by Cool Company, eller till dess att deras konto hos Cool Company anses inaktivt och avslutas av Cool Company eller raderas av kontoinnehavaren själv.

Personuppgifter insamlade för att kunna ingå avtal för tilläggstjänsten ExpressPay samlas in vid tidpunkten för ansökan till Cool Company och förstörs alltid inom två veckor. De register som kontrolleras är aldrig äldre än en vecka då de uppdateras varje fredag.

Information som mottagits genom ett så kallat whistleblower-ärende sparas endast tills ärendet är löst och i en sluten mapp för att undvika spridning eller hos en eventuell mottagare om ärendet inte kommit in via vår e-postadress. För att läsa mer om vår inställning till vikten av skydd för uppgiftslämnare läs gärna vår whistleblower-policy.

Vilka vi delar dina personuppgifter med samt överföring till tredje land
Mottagare och leverantörer
Cool Company delar dina personuppgifter med olika mottagare.
Det kan exempelvis röra sig om:
– olika leverantörer av IT-system, (ärendehanteringssystem, analyssystem bokföringssystem, lönesystem, kommunikationssystem och m.m.)
– banker och försäkringsbolag (bank som hanterar löneutbetalning eller försäkringsbolag som vi har samarbete med avseende våra anställda),
– kunder (tillika de anställdas uppdragsgivare, behöver i de flesta fall få tillgång och behandla deras personuppgifter och samlar oftast in dem själva direkt från den egenanställda men i vissa fall samlas detta in från Cool Company), och
– myndigheter (om vi behöver lämna ut informationen som ett led i all kunna ingå eller fullfölja avtalet med den egenanställde eller om vi enligt lag eller myndighetsbeslut är skyldiga att lämna ut dina personuppgifter).

De rättsliga grunder vi går på för att dela med oss av personuppgifter är fullfölja avtal eller ingå avtal med den registrerade, på grund av rättsliga förpliktelser som åvilar oss enligt lag, eller för att ett berättigat intresse för oss att dela uppgifterna föreligger. I de fall vi delar med oss personuppgifter på grund av berättigat intresse är det främst pseudonymiserad eller krypterad data vi delar med oss och det kan vara till leverantörer eller samarbetspartners i marknadsföringssyfte eller för statistiska ändamål.

Cool Company har i de fall lag kräver avtal med mottagare av personuppgifter.