Integritetspolicy - TopSkills by Cool Company

TopSkills by Cool Company/Cool Company värdesätter dina personuppgifter och vi välkomnar dataskyddsförordningen (GDPR) som syftar till att stärka skyddet för den personliga integriteten. I denna policy beskriver vi hur vi behandlar personuppgifter. Om du har frågor hittar du kanske svaret i den här texten, annars kan du skicka din fråga till dataskyddsombud@coolcompany.se eller ringa till vår kundtjänst.


Insamling av personuppgifter

Vi måste samla in personuppgifter för att kunna anlita en oberoende uppdragstagare. För att Cool Company ska kunna behandla personuppgifter krävs en rättslig grund. Det är tillåtet enligt lag att behandla personuppgifter om behandlingen är nödvändig för att kunna fullgöra ett avtal som den registrerade är part i eller för att vidta åtgärder på den registrerades begäran innan ett avtal ingås (som det avtal vi behöver ingå med den oberoende uppdragstagaren).

Behandlingen är också tillåten enligt lag om den krävs för att fullgöra en rättslig skyldighet som Cool Company omfattas av.

Behandlingen kan även ske genom intresseavvägning, där Cool Companys intresse att behandla uppgifter vägs mot den registrerades intresse av integritetsskydd, och slutsatsen är att det finns ett berättigat intresse.

Behandlingen är dessutom tillåten enligt lag om den registrerade har lämnat sitt samtycke till behandlingen. Samtycke ska lämnas separat och kan alltid återkallas.


Rättslig grund för insamling och behandling


Fullgörande av avtal:

 

Eftersom vi är arbetsgivare för oberoende uppdragstagare måste vi kunna behandla personuppgifter för att kunna ingå och fullgöra avtal. Syftet är att administrera anställningsvillkor, vilket kan omfatta löneutbetalning eller kontakt med den oberoende uppdragstagaren. För att vi ska kunna fullgöra vår del av avtalet som arbetsgivare kan det i vissa fall krävas att Cool Company delar personuppgifter om arbetstagaren med vår klient (som har beställt ett uppdrag från den oberoende uppdragstagaren). Om en anställning finns är vi skyldiga att löpande informera dig om frågor som påverkar din befattning (t.ex. arbetsmiljöfrågor).

 

Om den registrerade är medlem i TopSkills by Cool Company behandlas personuppgifterna för att kunna matcha den registrerades personuppgifter med uppdraget. Syftet med matchningen är att kunna erbjuda medlemmen uppdrag och på så sätt fullgöra det avtal som omfattar TopSkills by Cool Company.

 

Rättslig skyldighet:

 

Cool Company behandlar och delar personuppgifter på grund av förpliktelser till följd av lagar eller andra författningar, myndighetsbestämmelser, beslut, uppmaningar eller riktlinjer. Personuppgifter och de dokument som krävs enligt bokföringslagen sparas så länge det behövs. Dokumentation för bokföring och redovisning kan utgöras av avtal, skriftlig kommunikation och fakturor.  Behandling av personuppgifter krävs eftersom vi exempelvis måste skicka personuppgifter till Skatteverket och andra myndigheter och organisationer.

 

Fullgörande av avtal/berättigat intresse:

 

Cool Company behandlar personuppgifter genom att analysera och bearbeta statistik. För den här behandlingen kan vi använda både krypterade och pseudonymiserade data. Syftet med behandlingen är att förbättra vår verksamhet och fortsätta att erbjuda våra anställda och kunder väl fungerande service, funktionalitet och tjänster.

 

Cool Company använder cookies på våra webbsidor för att kunna ge våra besökare en bättre användarupplevelse. Vi kan genomföra vissa tester på vår webbsida för att få statistik som visar om en viss funktion på vår webbsida är användarvänlig eller inte. En cookie är en textfil som sparas på din enhet så att vår webbsida kan känna igen din enhet. Om du vill få reda på när din enhet tar emot en cookie kan du konfigurera din webbläsare så att den informerar dig om detta. (På så sätt har du möjlighet att godkänna eller avvisa en cookie.) Om du bara besöker den öppna webbsidan ger dessa cookies oss ingen information som innehåller personuppgifter, utan bara statistik och anonym information, t.ex. om vägen till vår webbsida. Cool Company kan använda system som Google Adwords, Google Analytics, Facebook, Bing m.fl. för att skapa målgrupper på annonseringsplattformar.

 

Cool Company anser att det utgör ett berättigat intresse att upprätthålla en användarvänlig webbsida och väl fungerande tjänster, men att detta även är en förutsättning för att vi ska kunna fullgöra vår del av avtalet.

 

Cool Company behandlar dina personuppgifter genom att hantera fallstudier så att vi kan ge dig kundsupport och kontinuerligt utbilda våra anställda och förbättra våra arbetsmetoder för att erbjuda bästa möjliga support. När du kontaktar oss kan kommunikationen bli föremål för analys. Vi anser att vi, för att kunna fullgöra vår del av avtalet, bör kunna erbjuda väl fungerande kundsupport (vilket är en av de tjänster vi får betalt för). Vår kundsupport är en av de främsta metoderna för kommunikation med våra anställda. För icke anställda anser vi att det är vårt och den registrerades berättigade intresse för att vi ska kunna erbjuda väl fungerande kundsupport, men även för att vi ska kunna ingå ett avtal.

 

Om och när vi behöver få en kreditupplysning för att kunna tillhandahålla vår tjänst för expressbetalning är det både för att fullgöra avtalet och i vårt berättigade intresse att behandla dina personuppgifter i det här syftet. Om du inte vill att vi ska utföra en kreditupplysning ska du inte välja tjänsten för expressbetalning.

 

Grundläggande betydelse för de registrerade:

 

Cool Company kan behandla personuppgifter till exempel för närmast anhörig till en oberoende uppdragstagare när vi anser att det kan vara nödvändigt för att skydda intressen som är av grundläggande betydelse för dig som anställd. Det är emellertid du som avgör om du vill förse oss med den här informationen eller inte.

 

Berättigat intresse:

 

Cool Company kan vända sig till den oberoende uppdragstagaren med direkt marknadsföring när vi anser att vi har ett berättigat intresse att informera om befintliga eller nya tjänster. Vi marknadsför såväl våra befintliga som nya tjänster, till exempel i syfte att skapa fler arbetstillfällen för den oberoende uppdragstagaren eller att förenkla de dagliga aktiviteterna när den oberoende uppdragstagaren anlitas av oss. Cool Company kan i detta syfte använda personuppgifter som vi har lagrat samt vissa användaruppgifter. Det berättigade intresset för denna behandling är att optimera våra tjänster och processer för att tillhandahålla de bästa tjänsterna till den oberoende uppdragstagaren på lång sikt samt informera om nyheter. Det finns alltid möjlighet att invända mot att ta emot marknadsföringsmeddelanden, och den registrerade kan i varje e-postmeddelande välja att inte ta emot mer marknadsföring från oss.

 

Samtycke:

 

För att ge den registrerade möjlighet att ta emot information som är av intresse specifikt för den här personen vill vi använda personuppgifter för profilering. För att kunna göra detta behöver vi samtycke. Profilering innebär att vi behandlar personuppgifter genom att samla in, spara, bearbeta och analysera data för att åstadkomma erbjudanden som motsvarar den registrerades personliga behov. Utifrån denna personliga profil får personen därefter information om tjänster och produkter som kan vara av intresse, eller som underlättar den här personens yrkesroll och relation till oss på något sätt. För att kunna lämna ditt samtycke till detta måste du vara minst 18 år. Du behöver inte lämna samtycke för att bli en oberoende uppdragstagare. Ett samtycke kan alltid återkallas under kontoinställningarna.

 

Vilka kategorier av personuppgifter behandlas och hur samlar vi in dem?

De kategorier av personuppgifter som Cool Company behöver behandla och spara för att kunna ingå avtal med den oberoende uppdragstagaren är följande: –       namn, –       personnummer, –       inloggningsuppgifter, –       adress, –       kontaktuppgifter som e-postadress och mobilnummer, –       yrkestitel, bransch (krävs för att Cool Company ska kunna informera dig om arbetsmiljön och för att Cool Company ska kunna åta sig uppdrag i det aktuella området), samt –       bankkontouppgifter (krävs för löneutbetalning) –       Om du är sjuk under ett uppdrag och skickar in ett sjukintyg kan det behandlas men endast sparas under den tid det behövs och så att Cool Company ska kunna fullgöra anställningsavtalet. –       Om vi inte kan konstatera att du är registrerad i Sverige behöver vi få en kopia av ditt pass och arbetstillstånd så att vi kan kontrollera att du har rätt att arbeta i Sverige. –       Vissa skattedokument kan skickas in frivilligt.

För den som är eller har varit anställd behandlas även följande:

 

– anställningsnummer,

– anställningsdatum, slutdatum,

– anställningsform,

– arbetsperiod,

– lön,

 

skatteinformation och andra dokument, till exempel anställningsavtal, intyg eller liknande dokument som är relevanta för din anställning.

 

Det är frivilligt att lämna kontaktuppgifter för närmast anhörig.

 

TopSkills by Cool Company:

 

Personuppgifter samlas in och lagras för att kunna matcha en medlem med uppdrag och presentera uppdragen för medlemmen, samt för att medlemmen ska kunna göra sig tillgänglig och sökbar för klienter.

 

– Titel (yrkestitel mer specifikt än om du hittar egna uppdrag)

– Huvudsaklig bransch

– Presentation

– Utbildning

– Intyg, licenser och liknande

– Föreslagen kompensationsnivå

– Kompetens och tidigare erfarenhet

– Tillgänglighet för uppdrag

– Länk till LinkedIn/annan länk som är fördelaktig för medlemmen att dela vid uppdrag

– Önskat uppdrag/önskad befattning

 

Vi samlar in personuppgifter på olika sätt. Oftast sker det genom att den registrerade skapar ett konto och lämnar informationen till oss, eller att vi får informationen från en klient. Personuppgifter kan emellertid även samlas in eftersom den registrerade har kontaktat oss, exempelvis via vår kundsupport.

 

Tidsperiod

 

Cool Company lagrar och behandlar personuppgifter efter behov för dem som har utfört uppdrag som oberoende uppdragstagare i enlighet med lagstiftningen och uppgifterna raderas inom tio år från den sista löneutbetalningen från oss. De kategorier som sparas är de som behövs för berättigade syften.

 

För registrerade som aldrig har utfört uppdrag som oberoende uppdragstagare och vars konton har varit inaktiva i tre år raderar Cool Company kontot automatiskt. I dessa fall raderas kontot tre år efter registreringen, om den registrerade inte aktivt väljer att spara sitt konto. Ett konto anses vara inaktivt om den registrerade kontoinnehavaren aldrig har varit anställd av oss och inte har loggat in på sitt konto på tre år.

 

Personuppgifter som kundsupporten tar emot raderas efter ett till tre år, om informationen inte behöver lagras längre än så till följd av ett identifierat mål eller av juridiska skäl.

 

Personuppgifter som samlats in för tilläggstjänsten TopSkills by Cool Company lagras och behandlas och är sökbara tills kontoinnehavaren väljer att avsluta sitt medlemskap i TopSkills by Cool Company, eller tills kontoinnehavarens Cool Company-konto anses vara inaktivt och avslutas av Cool Company, eller raderas av kontoinnehavaren själv.

 

Mottagare och leverantörer

 

Cool Company delar personuppgifter med olika mottagare. Det kan vara olika leverantörer av IT-system eller ärendehanteringssystem, eller så kan personuppgifter delas med banken eftersom banken behandlar uppgifterna för löneutbetalning.

 

Cool Company delar även personuppgifter med andra mottagare, till exempel myndigheter, om vi enligt lag eller andra myndighetsbeslut är skyldiga att göra detta.

 

I de flesta fall behöver våra klienter (den part som köper uppdraget som den oberoende uppdragstagaren utför) åtkomst till och behandlar den oberoende uppdragstagarens personuppgifter. I de flesta fall samlar klienterna själva in nödvändiga personuppgifter direkt från den oberoende uppdragstagaren, men i vissa fall samlas uppgifterna in genom Cool Company.

 

Den rättsliga grunden för oss att dela personuppgifter med vår klient är att fullgöra eller ingå ett anställningsavtal som den oberoende uppdragstagaren omfattas, eller avser att omfattas, av.

Cool Company har, när detta krävs enligt lag, ingått ett databehandlingsavtal med mottagaren av personuppgifterna.

 

Överföring till tredje land

 

Mottagare och leverantörer kan vara etablerade både inom EU/EES och i ett tredje land. I ett tredje land gäller inte dataskyddsförordningen GDPR. Om Cool

Company överför personuppgifter till ett tredje land kontrollerar vi att det antingen finns en adekvat skyddsnivå i landet eller att det finns särskilda garantier för att informationen och dina rättigheter skyddas. Tillräckliga garantier kan vara att överföringen omfattas av standardavtalsklausuler som skyddar den registrerades rättigheter, eller av interna företagsbestämmelser. De standardavtalsklausuler som nämns har ett innehåll som syftar till att säkerställa att leverantören ska uppfylla den standard som GDPR kräver och säkerställa att den registrerades integritet skyddas.

 

De länder som enligt EU-kommissionen har en adekvat skyddsnivå finns angivna här: https://ec.europa.eu/info/law/law-topic/data-protection/data-transfersoutside-eu/adequacy-protection-personal-data-noneu-countries_en

 

De standardavtalsklausuler som EU-kommissionen har godkänt och som vi tillämpar finns här:

 

http://eur-lex.europa.eu/legal-content/SV/TXT/HTML/?uri=CELEX-:32010D0087&from=EN

 

Ökat skydd av personuppgifter

 

Cool Company genomför så kallade lämpliga tekniska och organisatoriska åtgärder för att öka skyddet av dina personuppgifter. Exempel kan vara:

 

– kryptering,

– riktlinjer,

– rutiner,

– internt register för personuppgifter,

– konsekvensbedömning,

– uppgiftsminimering,

– begränsad åtkomst till personuppgifter inom företaget.

 

Vi värdesätter åtkomsten till personuppgifter och låter inte obehöriga personer få åtkomst till dem. (Cool Company har konfidentiella avtal med de konsulter som arbetar för företaget.)

 

Dina rättigheter och hur du utövar dem

 

Enligt lag har de registrerade vissa rättigheter som de kan kräva av den personuppgiftsansvariga. I de flesta fall kan du utöva dessa rättigheter utan kostnad. Vi besvarar en begäran utan onödigt dröjsmål, oftast inom en månad.

 

Dina rättigheter innebär att du kan:

 

– få en bekräftelse på om vi behandlar dina personuppgifter (och om så är fallet, om dina personuppgifter behandlas i enlighet med det som beskrivs här),

– få en kopia av de personuppgifter vi behandlar,

– invända mot behandlingen eller begära så kallad dataportabilitet,

– begränsa behandlingen av dina personuppgifter,

– begära att dina personuppgifter korrigeras,

– begära att dina personuppgifter raderas, eller

– återkalla ditt samtycke (detta påverkar inte rätten att behandla personuppgifterna innan samtycket återkallades).

 

Om du vill utöva någon av dina rättigheter kan du skicka ett e-postmeddelande till dataskyddsombud@coolcompany.se.

 

Du kan även lämna in ett klagomål till Datainspektionen om du anser att vår behandling av dina personuppgifter är felaktig.

 

Korrigering av personuppgifter

 

Om du byter namn, adress eller kontaktuppgifter, eller om du upptäcker att någon information inte stämmer, är det ditt ansvar att ändra informationen i kontot så att den är uppdaterad och korrekt. Cool Company vill alltid ha rätt information om dig och vi gör vad vi kan för att hålla din information uppdaterad. Om dina personuppgifter korrigeras eller raderas kommer Cool Company att informera mottagarna av dina personuppgifter om detta, under förutsättning att Cool Company anser att detta är möjligt och inte alltför betungande.

 

Minderåriga För minderåriga oberoende uppdragstagare har vi en särskild, anpassad integritetspolicy som beskriver hur vi behandlar personuppgifter för registrerade under 18 år.

 

Kontakta ett dataskyddsombud

 

Om du behöver kontakta vårt dataskyddsombud kan du alltid ringa kundsupporten eller skicka ett e-postmeddelande till dataskyddsombud@coolcompany.se.

 

Arkivering av samtycke

 

Eftersom Cool Company har bevisbördan för att samtycke har samlats in och sparats.